Coordinador de comercio exterior

Coordinador de Comercio Exterior y Abastecimiento Internacional
Área
Administración / Comercio Exterior
Reporta a
Gerente General
Objetivo del Cargo
Administrar y coordinar integralmente los procesos de abastecimiento internacional de la empresa, asegurando la correcta comunicación con proveedores, la gestión de órdenes de compra, embarques, documentación aduanera, cumplimiento regulatorio, logística, pagos internacionales, coordinación contable y control administrativo, garantizando el abastecimiento oportuno y eficiente de los productos comercializados.
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Principales Responsabilidades
1. Gestión Comercial con Proveedores
• Recibir y gestionar las solicitudes de compra internacional aprobadas por Gerencia.
• Emitir y enviar solicitudes de cotización y órdenes de compra a proveedores internacionales.
• Mantener comunicación permanente con proveedores respecto a disponibilidad de productos, precios, plazos de entrega, condiciones comerciales y cambios en sus políticas de suministro.
• Recibir respuestas de proveedores y coordinar con los analistas de negocio la revisión de disponibilidad, cambios de precios, cantidades mínimas de compra y demás observaciones comerciales.
• Gestionar observaciones, consultas y negociaciones provenientes de las áreas comerciales de la empresa.
• Canalizar toda la comunicación relacionada con pedidos en curso y compras internacionales.
• Mantener relaciones comerciales de largo plazo con proveedores estratégicos.
• Coordinar llegadas de embarques a bodega, con agencia de aduanas, empresas de transporte terrestre y otros operadores logísticos externos e internos.
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2. Coordinación de Importaciones
• Realizar seguimiento completo de las órdenes de compra desde su emisión hasta la recepción final de la mercadería.
• Coordinar embarques marítimos, terrestres y aéreos según los requerimientos de cada operación.
• Solicitar, analizar y gestionar cotizaciones de transporte internacional.
• Coordinar con forwarders, transportistas y operadores logísticos nacionales e internacionales.
• Gestionar la contratación y revisión de pólizas de carga cuando corresponda y emisión de certificados de cada importación.
• Monitorear fechas de producción, consolidación, despacho, tránsito y arribo de embarques.
• Asegurar el cumplimiento de plazos comprometidos y alertar oportunamente sobre posibles desviaciones.
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3. Gestión Documental y Aduanera
• Solicitar, revisar y controlar toda la documentación necesaria para las operaciones de importación.
• Mantener comunicación permanente con agencias de aduana y operadores logísticos.
• Gestionar certificados de origen, facturas comerciales, packing lists y demás documentos requeridos para cada operación.
• Realizar seguimiento de declaraciones de ingreso y procesos de internación.
• Coordinar la obtención de certificados y autorizaciones requeridas para productos regulados.
• Gestionar documentación relacionada con mercancías peligrosas, sustancias químicas u otros productos sujetos a normativas especiales.
• Velar por la disponibilidad y correcta custodia de la documentación vinculada a las operaciones de comercio exterior.
• Realizar seguimiento de devoluciones por concepto de garantía y la respectiva nota de crédito o descuento en factura que emite el proveedor.
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4. Gestión Financiera, Contable y de Pagos
• Controlar las condiciones de pago acordadas con cada proveedor internacional.
• Mantener un calendario actualizado de vencimientos y compromisos de pago.
• Solicitar y coordinar internamente la ejecución de pagos a proveedores según los plazos establecidos.
• Verificar que las facturas recibidas coincidan con las órdenes de compra, embarques y condiciones comerciales pactadas.
• Coordinar con el área de Administración y Finanzas la emisión de transferencias internacionales y otros medios de pago.
• Mantener registro y respaldo de pagos realizados.
• Gestionar consultas y diferencias relacionadas con facturación y pagos.
• Coordinar con el departamento de Contabilidad el correcto ingreso y registro de facturas de proveedores extranjeros en los sistemas de la empresa.
• Revisar y gestionar descuentos comerciales, bonificaciones, rebates, notas de crédito y otros ajustes emitidos por los proveedores.
• Dar seguimiento a diferencias de facturación, cargos adicionales, descuentos pendientes y documentación asociada, asegurando su correcta regularización con proveedores y Contabilidad.
• Velar por la correcta conciliación entre órdenes de compra, facturas, notas de crédito, pagos y registros contables.
• Proporcionar antecedentes y documentación de respaldo para auditorías internas y externas relacionadas con operaciones de comercio exterior.
• Mantener registro de valores pendientes por concepto de garantía de productos.
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5. Control Administrativo
• Registrar y actualizar información en los sistemas internos de gestión de la empresa.
• Revisar y cuadrar facturas de proveedores internacionales con órdenes de compra y embarques.
• Mantener actualizado el estado de cada operación de importación.
• Elaborar reportes e informes de gestión para Gerencia cuando sea requerido.
• Velar por la calidad, integridad y disponibilidad de la información asociada a las operaciones de abastecimiento internacional.
• Mantener archivos físicos y digitales actualizados de todas las operaciones bajo su responsabilidad.
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6. Relacionamiento Corporativo
• Mantener relaciones profesionales y de confianza con proveedores internacionales.
• Coordinar visitas de proveedores extranjeros a las instalaciones de la empresa.
• Actuar como anfitrión y representante frente a visitas comerciales internacionales.
• Apoyar actividades de desarrollo comercial con proveedores estratégicos.
• Promover una comunicación fluida entre proveedores, analistas de negocio, gerencia y áreas de apoyo.
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Conocimientos Técnicos
• Procesos de importación y exportación.
• Incoterms.
• Logística internacional.
• Transporte marítimo, terrestre y aéreo.
• Documentación aduanera.
• Seguros de carga internacional.
• Gestión documental de comercio exterior.
• Manejo de ERP y sistemas de gestión.
• Excel intermedio o avanzado.
• Procesos contables asociados a compras internacionales.
• Control de facturas y conciliación documental.

Idiomas
• Inglés intermedio o avanzado, escrito y oral.
• Capacidad para mantener comunicaciones comerciales con proveedores extranjeros.
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Competencias
• Organización y planificación.
• Capacidad de coordinación.
• Atención al detalle.
• Comunicación efectiva.
• Orientación al cliente interno.
• Capacidad de negociación.
• Resolución de problemas.
• Trabajo bajo presión.
• Proactividad.
• Seguimiento y control.
• Responsabilidad y autonomía.
• Capacidad de análisis financiero y documental.
• Orientación a resultados.
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Indicadores de Gestión (KPI)
• Cumplimiento de fechas de embarque.
• Cumplimiento de plazos de pago a proveedores.
• Tiempo promedio de procesamiento de órdenes de compra.
• Nivel de cumplimiento documental de importaciones.
• Exactitud entre órdenes de compra, embarques, facturas y pagos.
• Porcentaje de documentos de importación recibidos completos y en plazo.
• Tiempo promedio de resolución de diferencias comerciales o documentales.
• Cantidad de notas de crédito y ajustes gestionados correctamente.
• Cumplimiento de costos presupuestados de transporte y logística.
• Tiempo de respuesta a proveedores y clientes internos.
• Disponibilidad oportuna de documentación para nacionalización.