EMPLEO - Asistente de agendamiento

PROPUESTA DE TRABAJO
CARGO: ASISTENTE DE AGENDAMIENTO – SERVICIO TÉCNICO
Área: Post Venta – Servicio Técnico
Cargo: Asistente de Agendamiento
Jefatura directa: Jefe de Servicio
Dependencia: Servicio Técnico
1. Objetivo del cargo
El objetivo principal del cargo será gestionar y coordinar de manera eficiente la agenda de atención del Servicio Técnico, manteniendo una comunicación clara, oportuna y cordial con los clientes.
La persona que desempeñe este cargo será responsable de contactar a los clientes, identificar sus necesidades, coordinar sus visitas al servicio técnico y entregar información precisa respecto de los servicios disponibles, procurando una experiencia satisfactoria y contribuyendo al cumplimiento de los objetivos comerciales y operacionales del área.
Asimismo, deberá prestar apoyo al equipo durante los procesos de recepción y entrega de vehículos.
2. Principales funciones y responsabilidades
Gestión de agenda
• Coordinar diariamente con el Jefe de Taller la capacidad disponible para el agendamiento y las eventuales modificaciones que puedan afectar la programación.
• Gestionar el agendamiento de clientes para mantenciones, inspecciones y demás servicios requeridos.
• Realizar llamados de seguimiento y contacto con clientes.
• Gestionar llamados para agendar inspecciones de tres meses.
• Realizar llamados de recordatorio de mantenciones, de acuerdo con la información proporcionada por la jefatura de servicio.
• Mantener actualizada y ordenada la información relacionada con las agendas y compromisos adquiridos con los clientes.
Atención y comunicación con clientes
• Mantener una comunicación telefónica cordial, profesional y clara con los clientes.
• Identificar correctamente las necesidades y requerimientos del cliente.
• Informar y ofrecer los distintos servicios y modalidades de atención disponibles, de acuerdo con las necesidades de cada cliente.
• Entregar información clara respecto de planes de mantenimiento, servicios y costos asociados.
• Confirmar que el cliente comprenda correctamente la información entregada, evitando diferencias o confusiones al momento de su llegada al Servicio Técnico.
• Informar oportunamente cualquier cambio que pueda impedir o modificar la atención previamente acordada.
• Realizar seguimiento a los compromisos adquiridos con los clientes.
Gestión administrativa
• Realizar la apertura de las órdenes de trabajo en SAP, asegurando el correcto ingreso de los datos del cliente y de la información asociada a su solicitud.
• Registrar correctamente los requerimientos informados por el cliente.
• Actuar como primer filtro para identificar e incorporar en la orden de trabajo la necesidad de realizar campañas técnicas o recalls.
• Mantener una adecuada coordinación con las distintas áreas involucradas en la atención del cliente.
Apoyo en Servicio Técnico
• Apoyar al equipo en la atención de clientes durante los procesos de recepción y entrega de vehículos.
• Colaborar con el equipo de Servicio Técnico para facilitar un flujo ordenado de atención.
• Entregar soporte al local cuando las necesidades operacionales del área lo requieran.
3. Relaciones internas
El cargo deberá mantener una comunicación y coordinación permanente con:
• Jefe de Taller.
• Analista de Garantías.
• Gerencia de Post Venta.
• Gerencia de Sucursal.
• Demás áreas relacionadas con el proceso de atención de clientes.
4. Responsabilidades principales
La persona seleccionada deberá velar especialmente por:
• Cumplir con los objetivos de agendamiento establecidos por la empresa.
• Mantener una agenda eficiente y acorde con la capacidad disponible del taller.
• Reducir la pérdida de oportunidades de atención mediante un adecuado seguimiento de clientes.
• Entregar información correcta, clara y transparente.
• Mantener actualizados los datos y requerimientos de los clientes.
• Asegurar un correcto ingreso de información en SAP.
• Detectar oportunamente necesidades de campañas técnicas o recalls.
• Mantener una comunicación permanente con el cliente ante modificaciones de su atención.
• Contribuir a una experiencia positiva del cliente durante su interacción con el Servicio Técnico.
5. Jornada de trabajo
Jornada: Diurna, de lunes a viernes, de acuerdo con la jornada laboral y normativa vigente.
La distribución específica de la jornada y los horarios de colación serán establecidos por la empresa de acuerdo con las necesidades operacionales del Servicio Técnico y dentro del marco de la legislación laboral vigente.
6. Remuneración y beneficios
La propuesta contempla:
Remuneración base:
• Sueldo mínimo legal vigente, de acuerdo con la normativa aplicable.
• Cotizaciones e imposiciones legales correspondientes.
Beneficios adicionales:
• Bono de alimentación.
• Remuneración variable asociada al cumplimiento de metas.
7. Sistema de remuneración variable
El cargo contará con un componente variable asociado al cumplimiento de objetivos y metas definidos por la empresa.
Estos objetivos podrán considerar indicadores relacionados con:
• Cumplimiento de metas de agendamiento por año.
• Contactabilidad de clientes.
• Recuperación y seguimiento de clientes.
• Efectividad de la agenda.
• Cumplimiento de los procedimientos establecidos.
• Calidad y correcta gestión de la información.
• Otros indicadores que la empresa determine para la evaluación del cargo.
Las metas, indicadores, porcentajes y condiciones específicas del componente variable serán informados previamente por la jefatura y podrán ser revisados de acuerdo con las necesidades y objetivos del Servicio Técnico.
8. Perfil esperado
Buscamos una persona con orientación al cliente, capacidad de comunicación, organización y compromiso con el cumplimiento de objetivos.
Se valorará especialmente:
• Excelente comunicación verbal.
• Orientación y servicio al cliente.
• Capacidad de organización y planificación.
• Proactividad.
• Responsabilidad y puntualidad.
• Capacidad para trabajar bajo objetivos y metas.
• Manejo adecuado de situaciones con clientes.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Manejo de herramientas computacionales y sistemas de gestión.
• Capacidad para entregar información de manera clara y precisa.
9. Compromiso del cargo
La persona que asuma este cargo deberá comprender que su función representa uno de los primeros puntos de contacto entre el cliente y el Servicio Técnico. Por este motivo, deberá mantener permanentemente un estándar de atención profesional, cordial y orientado a generar confianza.
El correcto desempeño del cargo será fundamental para asegurar una agenda eficiente, optimizar la capacidad del taller, mejorar la experiencia del cliente y contribuir al cumplimiento de los objetivos de Post Venta.
La presente propuesta está sujeta a las condiciones establecidas en el contrato de trabajo y a la normativa laboral vigente.